PRAVILNIK O OBRAVNAVI PRIJAV KRŠITEV IN VAROVANJU ŽVIŽGAČEV

Uvodne ugotovitve in temeljna načela

1.1. Družba SPAR Slovenija d.o.o., Letališka 26, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju družba) si nenehno prizadeva zagotavljati skladnost poslovanja in ravnati na družbeno odgovoren način.

1.2. Za zagotavljanje prej navedenih ciljev je potrebno ustrezno obravnavati prijave nepravilnosti in gojiti kulturo ter okolje varnega in odgovornega prijavljanja nepravilnosti.

1.3. Ta pravilnik zagotavlja transparentno in korektno obravnavo prijav ter varovanje dobrovernih prijaviteljev.

Splošna določila

2.1. Ta pravilnik zavezuje vse osebe, ki so zaposlene v družbi ter ostale, ki na drugih podlagah delajo oz. vstopajo v delovne procese za družbo (študentsko delo, podjemna pogodba,…)

2.2. Ta pravilnik obravnava prijave vseh vrst nepravilnosti, ki predstavljajo kazniva dejanja, prekrške in civilne delikte oz. gre za kršitve nacionalne zakonodaje, prava Evropske unije ter internih aktov delodajalca. Pravilnik se NE uporablja za prijave moralnih in etičnih kršitev, ter pripomb oz. graj prijaviteljev.

2.3. V primeru, da ima družba za določeno vrsto kršitev definirane posebne postopke, se tovrstne prijave obravnavajo skladno s posebnimi postopki, pri čemer pa so prijavitelju zagotovljene pravice (v smislu varovanja žvižgačev) iz tega pravilnika.

2.4. Vse osebe, ki so vključene v postopek skladno s tem pravilnikom (prejemniki prijave, člani komisije, ki obravnavajo prijavo, preiskovalec,…) morajo podatke o prijavitelju in ostale informacije v zvezi s prijavo, preiskavo in ukrepi varovati kot zaupno oz. poslovno skrivnost.

2.5. Kadar ne gre za anonimno prijavo, so z identiteto prijavitelja seznanjeni samo prejemniki prijave oz. člani komisije ter, kadar je sprožena preiskava, še preiskovalec. Ker ni mogoče izključiti, da se preiskava lahko izvede samo na način, da se identiteta prijavitelja razkrije tudi drugim osebam, se ta razkrije samo, kadar je to nujno potrebno za korektno izvedbo preiskave. Identiteta prijavitelja se lahko razkrije tudi v zvezi z izvedbo ukrepov družbe, če je to nujno potrebno. Poleg ne-razkrivanja identitete se nadzira in ne širi tudi informacij, iz katerih je mogoče neposredno ali posredno sklepati o identiteti prijavitelja.

2.6. Primerljivo z  identiteto prijavitelja se obravnava tudi oseba, ki ji je kršitev očitana oz. zoper katero se tekom postopka izvajajo preiskovalna dejanja.

2.7. Tudi sicer velja pravilo, da se znotraj družbe ali 3. osebam posredujejo samo podatki, ki so nujno potrebni za izvedbo preiskave in ukrepov družbe. Velja torej koncept minimizacije posredovanja in obdelave podatkov.

2.8. Vsak preiskovanec in drugi udeleženci v postopku si lahko na lastne stroške zagotovijo pravno zastopanje. Preiskovanci in drugi udeleženci lahko tudi sami predložijo dokazila in predlagajo izvedbo preiskovalnih ravnanj, pri čemer pa preiskovalec na predlog ni vezan.

2.9. Kakršnokoli oviranje postopkov po tem pravilniku ima lahko za tistega, ki postopke ovira, pravne posledice. Med drugim se tako oviranje šteje za hujšo kršitev internih aktov delodajalca. Primerljivo velja za morebitna izvajanja povračilnih ukrepov.

Prijavitelj

3.1. Prijavitelj je lahko katerikoli oseba. Prijava je lahko anonimna, pod psevdonimom ali pa podpisana. Družba prijavitelju zagotavlja:
- da bo zaščiten povračilnimi ukrepi;
- da bo zaščiten pred diskriminacijo.

3.2. Družba bo prijavitelja štela za žvižgača in mu poleg zgoraj navedenih pravic zagotavljala tudi morebitne druge pravice, ki mu jih jamči slovenska ali evropska zakonodaja.

3.3. Zgoraj navedene pravice so zagotovljene pod pogojem, da je prijavitelj znan ali naknadno postane znan ter da prijavo poda v dobri veri.

3.4. Če je prijava narejena v slabi veri, torej da je prijavitelj vedel oziroma bi moral vedeti, da ravnanja v prijavi niso resnična ali ne predstavljajo kršitev skladno z 2. členom Splošnih določil, ima tako ravnanje lahko tudi negativne pravne posledice za prijavitelja.

3.5. Prijava ne vpliva na prijaviteljeve pravice, da kršitve prijavi tudi neposredno na pristojne državne organe.

3.6. Prijavitelj oz. žvižgač bo deležen varovanja po tem pravilniku, tudi v primeru javnega razkritja kršitev pod pogojem, da:
a) Posameznik je prej podal prijavo skladno s tem pravilnikom, vendar v nasprotju s tem pravilnikom ni bil sprejet ustrezen ukrep  ali;
b) Posameznik ima utemeljene razloge za domnevo, da lahko kršitev pomeni neposredno ali očitno nevarnost za javni interes ali če v primeru prijave pristojnemu organu obstaja tveganje povračilnih ukrepov ali pa je zaradi posebnih okoliščin primera le malo možnosti, da bo kršitev ustrezno obravnavana.

3.7. Člani komisije in preiskovalec so v svoji funkciji neodvisni in samostojni. Za vestno izvajanje določil skladno s tem pravilnikom s strani družbe ne smejo biti sankcionirani ali diskriminirani. Skupna komisija se šteje za zaupnika skladno z veljavno zakonodajo.

Prijava nepravilnosti

4.1. Prijavitelj lahko prijavo iz 2. člena splošnih določil pošlje po elektronski pošti na naslov [email protected]  ali po pošti na naslov SPAR Slovenija d.o.o., Letališka 26, 1000 Ljubljana »KRŠITVE«.
Pošte označene z »Kršitve«, ne sme odpirati nihče razen delavcev iz oddelkov pristojnih za obravnavo prijav.

4.2. Tudi, če je prijava poslana na katerikoli drug naslov ter jo prejme katerakoli nepooblaščena oseba, ki dela za družbo, jo je dolžna posredovati oddelku pristojnemu za obravnavo prijav. Če ima nepooblaščena oseba možnost prijavitelja obvestiti o obstoju uradnih kanalov za podajo prijav, ga je dolžna na to opozoriti.

4.3. Zaželeno je, da prijave niso anonimne, saj to omogoča korespondenco s prijaviteljem in morebitno razčiščenje nejasnosti, pridobivanje dodatnih informacij od prijavitelja,…

4.4. Če prijavitelj pusti kontaktne informacije mu bo družba v roku 7 dni potrdil prejem prijave. Potrdilo se pošlje prek istega komunikacijskega kanala, po katerem je bila prejeta prijava. Ob potrdilu o prejemu prijave se prijavitelju posreduje tudi povezava do tega pravilnika, ki vsebuje tudi zaščito po Zakonu o zaščiti prijaviteljev.

4.5. Za kršitev se lahko izve tudi v okviru javnega razkritja. Oseba, ki je kršitev javno razkrila skladno z Zakonom o zaščiti prijaviteljev, se šteje za prijavitelja in uživa ustrezno zaščito. Tudi v tem primeru smiselno uporabljajo določila tega pravilnika.

Postopek preverjanja prijave

5.1. Oddelka pristojna za obravnavo prijav v družbi sta pravna služba in interna revizija. V primeru prijave se Ad hoc sestavi tri članska komisija v kateri ne smejo biti vsi člani iz enega oddelka. V primeru, da je prijava vezana na katerega od navedenih oddelkov ali ima kateri od oddelkov utemeljen konflikt interesov za obravnavo primera se o tem obvesti poslovodstvo. Poslovodstvo v teh primerih lahko določi nadomestne člane komisije iz drugih oddelkov družbe ali komisijo nadomesti z zunanjim izvajalcem (odvetniško družbo, zunanjo revizijsko družbo,…).

5.2. Kadar je to mogoče eden od članov komisije prijavitelja obvesti o prejemu prijave.

5.3. Prvotni pregled prijave izvede komisija, ki prijavo najprej evidentira v seznam prijav in odpre spis v katerega se odloži prejeta dokumentacija. Prijava ni merodajna, če:

  • ne gre za okoliščine 2. člena Splošnih določil,
  • prijava ni vezana na družbo,
  • obstajajo okoliščine, ki onemogočajo preiskavo
  • primer že preiskan,
  • gre za kršitev majhnega pomena in bi preiskava predstavljala nesorazmeren poseg v pravice preiskovanca,
  • prijava, ki je podana eno leto ali več po prenehanju kršitve, se ne obravnava, če zaupnik ali uradna oseba za zunanjo prijavo oceni, da posledice kršitve niso nastale, ne obstojijo več ali pa so te neznatne oz. so vsi morebitni ukrepi zaradi poteka časa od očitane kršitve zastarali in komisija oceni, da preiskava ni smiselna.

V zgoraj navedenih primerih komisija s sklepom zavrže prijavo.

5.4. V vsakem primeru bo družba prijavitelju posredovala povratno informacijo glede postopkov v najkrajšem možnem času, vendar najkasneje v roku treh mesecev od prejema prijave. Če se primera v prej navedenem roku ne bo dalo zaključiti se o tem obvesti prijavitelja.

5.5. Kadar gre za postopke, ki so urjeni z drugimi internimi akti, kot je npr. obravnavanje prijav mobinga, komisija iz postopkovnega vidika primer prepusti v obravnavo, skladno s  področnim pravilnikom.

5.6. Kadar za prijavo ni posebnega postopka, družba določi pristojnega preiskovalca. Preiskovalec predstavlja pooblaščeno osebo družbe, ki glede na naravo očitane kršitve iz strokovnega vidika preveri očitna kršitve. Primarno je predvideno, da je preiskovalec iz oddelkov interne revizije ali pravne službe. V teh primerih preiskovalca določi kar komisija. V določnih primerih, kadar obstaja konflikt interesov, jim je očitana kršitev ali je zaradi specifik primera to potrebno, je lahko preiskovalec  tudi iz drugega oddelka družbe. Preiskovalec je lahko tudi zunanji izvajalec (odvetniška družba, zunanja revizijska družba), če okoliščine primera tako narekujejo. V primerih, kadar preiskovalec ni iz oddelkov interne revizije ali pravne službe, preiskovalca določi poslovodstvo.

5.7. V primeru izvedbe preiskave, se spis, ki ga je odprla komisija, preda preiskovalcu.

Postopek preiskave

6.1. Preiskovalec o pričetku preiskave nemudoma obvesti preiskovanca, razen če bi to ogrozilo ali preprečilo izvedbo preiskave. Če se tekom postopka odkrije, da je preiskovancev več ali se preiskovanec spremeni, se jih pod pogoji iz tega člena o tem nemudoma obvesti. Preiskovanca se obvesti o tem pravilniku, kjer se lahko širše seznani s potekom postopka, obdelavo osebnih podatkov, pravicami in obveznostnimi  ter morebitnimi posledicami postopka.

6.2. Preiskovalec v zvezi z očitano kršitvijo izvede preiskovalna ravnanja, ki so smiselna za razjasnitev primera. V primeru, da je potrebno, lahko Preiskovalec prosi za strokovno pomoč drugih oddelkov ali zunanjih izvajalcev (detektivi, forenziki, strokovnjaki iz posameznih področij,…);

6.3. Preiskovalec med drugim lahko:
6.3.1. predlaga razgovor s prijaviteljem, če je slednji znan in se s tem strinja.
6.3.2. izvede razgovore s katerimkoli delavcem družbe.
6.3.3. predlaga razgovor s tretjimi osebami (fizične ali pravne osebe), ki lahko doprinesejo k zaključku preiskave, če se te osebe s tem strinjajo.

6.4. Preiskovalec ima dostop do podatkov družbe. Delavci, ki razpolagajo s podatki, so jih dolžni v doglednem času zagotoviti preiskovalcu.

6.5. Ko preiskovalec v zadostni meri ugotovi dejansko stanje, pripravi poročilo v katerem ugotovi ali je kršitev podana ali ne. Če se dejanskega stanja ne da v zadostni meri ugotoviti in ni mogoče ugotoviti ali je kršitev podana ali ne, se  prav tako pripravi poročilo v katerem pa se zgolj navede ugotovljena dejstva in razloge, zakaj se dejanskega stanja ne da ugotoviti.

6.6. V primeru kršitve lahko preiskovalec poslovodstvu predlaga tudi ukrepe za sanacijo kršitve in/ali ukrepe za preprečitev bodočih kršitev. Preiskovalec tudi sicer lahko podaja predloge vezane na predmet preiskave.

6.7. Poročilo se preda poslovodstvu družbe.

6.8. Preiskovalec prijavitelja obvesti o zaključku preiskave.

Ukrepi družbe

7.1. Poslovodstvo družbe na podlagi poročil sprejme ustrezne ukrepe, ki jih nato izvrši neposredno ali prek pooblaščencev. Spodaj je nekaj primerov ukrepov, pri čemer pa seznam ni dokončen, saj se ukrepi prilagajajo okoliščinam primera. Poslovodstvo ni vezano na morebitne predloga preiskovalca.

7.2. Poslovodstvo na podlagi prejetega poročila v primeru ugotovljenih kršitev lahko med drugim:
    a) Sprejme ustrezne delovnopravne ukrepe zoper kršitelja;
    b) Poda morebitne kazenske ovadbe;
    c) Spremeni interne akte in postopke;
    d) Zagotovi odškodovanje morebitnih žrtev,…
        7.3. Poslovodstvo na podlagi prejetega poročila v primeru, da se dejanskega stanja ni dalo ugotoviti lahko med drugim:
    a) Primer prepusti pristojnim državnim institucijam;
    b) Spremeni interne akte in postopke;
    c) Ne sprejme nobenih posebnih ukrepov,…

7.4. Poslovodstvo na podlagi prejetega poročila v primeru, da kršitev ni bila ugotovljena lahko med drugim:
    a) Poda morebitne kazenske ovadbe;
    b) Spremeni interne akte in postopke;
    c) Ne sprejme nobenih posebnih ukrepov,…

Posebna določila v primeru, da se kršitev očita poslovodstvu družbe
Ta pravilnik se smiselno uporablja tudi v primeru, da se kršitve očitajo poslovodstvu družbe. Razlika je v tem, da je komisija o postopku dolžna obvestiti lastnika družbe (oz. njihove predstavnike). Komisija potem počaka na navodila lastnika, ki določi, kdo bo vodil nadaljnji postopek. O morebitnih ukrepih in drugih odločitvah, ki jih sicer nosi poslovodstvo, odloča lastnik.

Obdelava osebnih podatkov

Upravljalec osebnih podatkov v zvezi s prijavami je družba SPAR Slovenija d.o.o., Letališka cesta 26, 1000 Ljubljana: podatki se hranijo v bazi pet let po zaključku postopka. Osebni podatki, ki za postopek niso pomembni se izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja.

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov je dosegljiva na [email protected]. Podlag za obdelavo navedenih podatkov je več. Osnovna je trenutno zakonit interes, na podlagi Direktive (EU) 2019/1937 bo pa nacionalno pravo moralo zagotoviti tudi zakonsko podlago. V določenih primerih je podlaga lahko tudi soglasje.
V zvezi s postopkom se načeloma obdelujejo osebni podatki:
- prijavitelja
- preiskovanca
- oseb, ki so udeležene pri izvedbi postopka
- osebe, ki so vključene v preiskovalni postopek v smislu prič ali strokovnjakov iz določnega področja,...

Podatki se obdelujejo z namenom odkrivanja in sanacije morebitnih kršitev, skladno z določili tega pravilnika.

Glede na to, da gre za kompleksen segment se v okviru postopka lahko pridobi zelo širok nabor osebnih podatkov, vključno z občutljivimi osebnimi podatki kot so zdravstvena dokumentacija, podatki, ki se obdelujejo v kazenskih zadevah,... Vsi osebni podatki se lahko obdelujejo za namen postopkov določnih v tem pravilniku ter skladno z določili tega pravilnika. Osebni podatki se lahko tretjim osebam posredujemo, samo če zakoniti interesi za izvedbo preiskave pretehtajo interese posameznikov, pri čemer se vedno posreduje najmanjši možni obseg osebnih podatkov.

V primerih, ko upravljalec v okviru postopka ugotovi, da imajo ravnanja prijavitelja, preiskovanca ali druge osebe, znake prekrška ali kaznivega dejanja lahko upravljalec te podatke posreduje pristojnim organom. Enako velja, kadar bi razkritje podatkov preprečilo nastanek škode, vendar je v teh primerih potrebno tehtati med interesi oškodovanca in zadevne osebe, katere osebni podatki bi se razkrili.

Osebni podatki se ne bodo posredovali v tretje države.

Posameznik ima pravico, da pisno na sedež družbe Spar Slovenija d.o.o., Letališka c. 26, 1000 Ljubljana, ali po e-pošti na naslov: [email protected] zahteva dostop do podatkov, ki se nanašajo na njih. Na enak način lahko uveljavljate pravico do popravka, ugovor zoper obdelavo in prenosljivosti podatkov, pri čimer bomo v primeru ugovora vsak primer obravnavali individualno. V primeru, da se podatki obdelujejo na podlagi soglasja, lahko soglasje kadarkoli prekličete.
Podatki pridobljeni v postopku se hranijo 5 let od zaključka postopka. Če je na podlagi tega pravilnika ali v zvezi s primerom sprožen kakšen nadaljnji sodni ali upravni postopek, pa toliko časa kolikor traja postopek, vključno z morebitnimi sankcijami.

Morebitno pritožbo v zvezi z obdelavo osebnih podatkov lahko posameznik poda Informacijskemu pooblaščencu (Dunajska 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: [email protected], telefon 012309730, spletna stran: www.ip-rs.si).